Données personnelles
OBJET
A quoi sert une Politique de Protection de la Vie Privée ?
La présente Politique de Protection de la Vie Privée précise la manière dont se traduit l’engagement de respecter Votre vie privée pris par Albéa Services S.A.S et ses affiliés (« Albéa » ou « Nous »), lorsqu’à titre de responsable de données, Nous entreprenons des mesures de collecte, de traitement et de stockage d’informations à caractère personnel Vous concernant, en Votre qualité de client, prospect, fournisseur, candidat et/ou utilisateur du site Internet d’Albéa (« Vous »), dans le cadre de Vos relations avec Albéa et de l’utilisation du site Internet d’Albéa (le « Site Internet ») accessible à l’adresse www.albea-group.com (les « Données à Caractère Personnel »).
La présente Politique de Protection de la Vie Privée vise à décrire Nos pratiques en matière de collecte, d’utilisation, de traitement, de stockage, de divulgation et de transfert de Vos données à caractère personnel, au regard des exigences du Règlement Général sur la Protection des Données (Règlement (UE) 2016/679) (« RGPD ») et des lois et règlementations applicables en la matière.
CLIENTS ET FOURNISSEURS
OBJECTIFS ET FONDEMENTS JURIDIQUES – Comment et pourquoi procédons-Nous au traitement de Vos Données à Caractère Personnel ?
Nous procédons à la collecte et au traitement de Vos Données à Caractère Personnel pour pouvoir gérer la relation client et/ou fournisseur, et notamment à des fins de :
gestion des relations avec les clients, les prospects et/ou les fournisseurs ;
appréciation du niveau de satisfaction des clients et vérification du respect par les fournisseurs des normes fixées par la loi, à travers la réalisation d’enquêtes ;
prospection et marketing direct ;
gestion et suivi des offres et des commandes ;
réalisation de déclarations, dépôts ou enregistrements auprès des autorités compétentes ;
gestion du règlement des factures ; et
gestion de la signature des contrats et des bases de données contractuelles.
La collecte et le traitement de ces Données à Caractère Personnel sont une nécessité pour pouvoir remplir Nos obligations légales, conclure et/ou exécuter les contrats conclus avec Vous, et/ou, le cas échéant, préserver Nos intérêts légitimes, dans l’objectif de promouvoir Nos produits et services, et gérer les relations que Nous entretenons avec Nos clients, prospects et fournisseurs dans le monde entier, dans le respect de l’Article 6 §1 (b), (c) et/ou (f) du RGPD.
CATÉGORIES DE DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL
Quelles données collectons-nous à votre sujet ?
Nous pouvons être amenés à collecter des Données à Caractère Personnel Vous concernant, notamment lors de Nos échanges avec Vous dans un cadre commercial, à l’occasion d’un salon professionnel ou par l’intermédiaire de Notre Site Internet, et ce, soit (i) directement, auprès de Vous ou de Votre employeur, soit (ii) indirectement, auprès de tiers habilités, tels que préposés, agents commerciaux, distributeurs ou autres.
Afin de satisfaire les objectifs énoncés ci-dessus, Nous procédons à la collecte, au traitement et à l’exploitation des catégories de Données à Caractère Personnel Vous concernant figurant ci-après :
informations permettant de Vous identifier (notamment, nom, prénom, sexe) ;
coordonnées permettant de Vous contacter, telles qu’adresse électronique, numéro de téléphone, numéro de télécopie et adresse professionnels, fonctions exercées et missions, niveau d’expérience, types de contact (marketing direct, enquête, etc.), intérêts en matière de produits ;
renseignements sur la relation client (« CRM ») ou la relation fournisseur (« SRM »), telles que l’identité de Votre interlocuteur principal au sein d’Albéa et/ou celle de Notre interlocuteur au sein de Votre entreprise ;
informations concernant les achats, la facturation et la fiscalité afin de gérer les commandes auprès des fournisseurs ;
enquêtes, évaluations et remarques ; et
adresse IP.
DESTINATAIRES – Avec qui partageons-Nous les Données à Caractère Personnel Vous concernant ?
Il se peut que Nous divulguions les Données à Caractère Personnel Vous concernant aux personnes suivantes, si elles ont besoin de les connaître :
le personnel d’Albéa intervenant au sein des entités concernées du Groupe Albéa, en fonction des lignes de produits et des régions géographiques, ainsi que celui chargé des ventes et des achats, de la gestion de projet, des questions techniques, de la communication, des systèmes d’information et des questions réglementaires ;
le personnel d’Albéa intervenant au sein des entités concernées du Groupe Albéa qui est chargé de la gestion des commandes et des fournisseurs, tels qu’acheteurs et comptables ;
les sous-traitants d’Albéa qui lui fournissent des services à des fins de gestion des relations avec ses clients, prospects et/ou fournisseurs, et notamment les sous-traitants qui hébergent Vos Données à Caractère Personnel.
En ce qui concerne la divulgation de Données à Caractère Personnel Vous concernant évoquée ci-dessus, Nous :
avons mis en place des procédures visant à garantir que ces divulgations soient limitées à des personnels internes qui sont habilités à recevoir ces informations et qui ont besoin d’en connaître pour accomplir les tâches professionnelles qui leur incombent ;
communiquerons vos Données à Caractère Personnel uniquement à des prestataires tiers qui sont habilités à recevoir et à traiter ces informations, et qui ont convenu, par contrat, de (i) recourir à des moyens techniques et autres appropriés, afin de préserver la sécurité de ces informations, et
(ii) procéder au traitement de ces informations dans le respect des instructions que Nous leur donnons et dans la limite de ce qui est nécessaire à la prestation des services qu’ils Nous procurent ; et
veillerons à respecter les lois et règlements applicables.
En cas de cession à un tiers de Notre société ou de tout ou partie de Notre activité, les Données à Caractère Personnel Vous concernant qui auront été collectées par Nos soins et conservées pourront être transférées à ce tiers, sous réserve des exigences légales applicables.
Par ailleurs, Nous pourrons divulguer des informations Vous concernant dans des situations où Nous avons des raisons légitimes de croire que la loi Nous impose de le faire, et notamment en vertu d’une injonction émanant d’un tribunal, ou encore dans des circonstances où Nous estimons qu’une telle divulgation est nécessaire à la prévention d’une fraude ou de la cybercriminalité, ou à la protection de Nos droits, de Nos biens, ou de Notre sécurité ou de ceux de quiconque, dans chaque cas conformément à ce qu’exige ou permet les lois et règlements applicables.
DURÉES DE CONSERVATION – Combien de temps conservons-Nous les Données à Caractère Personnel Vous concernant ?
Nous conserverons Vos Données à Caractère Personnel pendant toute la durée des relations que Nous entretenons avec Vous, et selon ce qui sera nécessaire pour respecter Nos obligations légales et réglementaires, résoudre des différends, faire exécuter Nos accords et remplir des objectifs similaires de gestion de dossiers, ainsi que dans la mesure où la loi le permet ou l’exige.
CANDIDATS
OBJECTIFS ET FONDEMENTS JURIDIQUES – Comment et pourquoi procédons-Nous au traitement de Vos Données à Caractère Personnel ?
Nous procédons à la collecte et au traitement de Vos Données à Caractère Personnel pour pouvoir examiner et évaluer Votre candidature, mais également gérer le processus de recrutement.
La collecte et le traitement de ces Données à Caractère Personnel sont une nécessité pour préparer la conclusion et/ou l’exécution du contrat de travail que Nous avons conclu avec Vous, et, le cas échéant, pour préserver Nos intérêts légitimes, ainsi que ceux d’autres sociétés du Groupe Albéa, dans l’objectif de garantir, dans le monde entier, une gestion efficace des recrutements, dans le respect de l’Article 6 §1 (b), (c) et/ou (f) du RGPD.
Sauf précisions contraires au moment de la collecte, la communication de Vos Données à Caractère Personnel est donc obligatoire. A défaut, Nous ne serons pas en mesure d’accomplir les opérations liées au processus de recrutement Vous concernant.
CATÉGORIES DE DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL – Quelles données collectons-nous à votre sujet ?
Nous pouvons être amenés à collecter des Données à Caractère Personnel Vous concernant, notamment lors de Vos entretiens d’embauche et dans le cadre du processus de recrutement, soit (i) directement, auprès de Vous, soit (ii) indirectement, auprès de tiers habilités, tels que des sites d’offres d’emploi en ligne.
Afin de satisfaire les objectifs énoncés ci-dessus, Nous procédons à la collecte, au traitement et à l’exploitation des catégories de Données à Caractère Personnel Vous concernant figurant ci-après :
informations permettant de Vous identifier (notamment, nom, prénom, sexe) ;
coordonnées permettant de Vous contacter ;
renseignements à caractère professionnel ;
informations tirées de sessions de recrutement antérieures.
DESTINATAIRES – Avec qui partageons-Nous les Données à Caractère Personnel Vous concernant ?
Nous pouvons divulguer les Données à Caractère Personnel Vous concernant aux personnes suivantes, si elles ont besoin de les connaître :
le personnel désignés pour prendre en charge une offre d’emploi particulière ;
les responsables RH ;
d’autres affiliés du Groupe Albéa, si vous avez choisi de laisser Votre candidature visible pour d’autres emplois éventuels.
En ce qui concerne la divulgation de Données à Caractère Personnel Vous concernant évoquée ci-dessus, Nous :
avons mis en place des procédures visant à garantir que ces divulgations soient limitées à des personnels internes qui sont habilités à recevoir ces informations et qui ont besoin d’en connaître pour accomplir les tâches professionnelles qui leur incombent ;
communiquerons vos Données à Caractère Personnel uniquement à des prestataires tiers qui sont habilités à recevoir et à traiter ces informations, et qui ont convenu, par contrat, de (i) recourir à des moyens techniques et autres appropriés, afin de préserver la sécurité de ces informations, et
(ii) procéder au traitement de ces informations dans le respect des instructions que Nous leur donnons et dans la limite de ce qui est nécessaire à la prestation des services qu’ils Nous procurent ; et
veillerons à respecter les lois et règlements applicables.
En cas de cession à un tiers de Notre société ou de tout ou partie de Notre activité, les Données à Caractère Personnel Vous concernant qui auront été collectées par Nos soins et conservées dans le cadre de Votre éventuel recrutement pourront être transférées à ce tiers, sous réserve des exigences légales applicables.
Par ailleurs, Nous pourrons divulguer des informations Vous concernant dans des situations où Nous avons des raisons légitimes de croire que la loi Nous impose de le faire, et notamment en vertu d’une injonction émanant d’un tribunal, ou encore dans des circonstances où Nous estimons qu’une telle divulgation est nécessaire à la prévention d’une fraude ou de la cybercriminalité, ou à la protection des droits, des biens, ou de la sécurité d’Albéa ou de quiconque, dans chaque cas conformément à ce qu’exige ou permet les lois et règlements applicables.
DURÉES DE CONSERVATION – Combien de temps conservons-Nous les Données à Caractère Personnel Vous concernant ?
Si Vous n’êtes pas recruté, Nous conserverons Vos Données à Caractère Personnel pendant un délai de 2 ans à compter de la date à laquelle elles auront été recueillies. En cas de recrutement, Nous conserverons les Données à Caractère Personnel Vous concernant pendant toute la durée de Votre contrat de travail.
Nous pourrons également conserver les Données à Caractère Personnel Vous concernant, si cela s’avère nécessaire pour respecter Nos obligations légales et réglementaires ou résoudre des différends, dans la mesure où la loi le permet ou l’exige.
Passé ce délai, les Données à Caractère Personnel Vous concernant seront effacées de tous les systèmes d’Albéa ou rendues anonymes.
UTILISATEURS DU SITE INTERNET
OBJECTIFS ET FONDEMENTS JURIDIQUES – Comment et pourquoi procédons-Nous au traitement de Vos Données à Caractère Personnel ?
Nous procédons à la collecte et au traitement de Vos Données à Caractère Personnel afin de mesurer l’audience de Notre Site Internet, d’optimiser celui-ci et d’analyser la manière dont il est utilisé.
La collecte et le traitement de ces Données à Caractère Personnel sont effectués au regard de Notre intérêt légitime à la gestion fonctionnelle de Nos activités commerciales, dans le but de mieux connaître Nos clients et/ou prospects et d’améliorer l’expérience de ceux-ci sur le Site Internet, dans le respect des intérêts légitimes du responsable de traitement visés à l’Article 6 §1 (f) du RGPD.
CATÉGORIES DE DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL – Quelles données collectons-Nous à Votre sujet ?
Nous pouvons être amenés à collecter des Données à Caractère Personnel Vous concernant grâce à l’utilisation de Notre Site Internet.
Afin de satisfaire les objectifs énoncés ci-dessus, Nous procédons à la collecte, au traitement et à l’exploitation des catégories de Données à Caractère Personnel Vous concernant figurant ci-après :
Informations relatives à l’utilisation du Site Internet : ces informations recouvrent toutes les informations recueillies par le biais du Site Internet, telles que, par exemple, les opérations réalisées sur le Site Internet (par ex., fichier journal recensant tous les clics effectués sur le Site Internet), ainsi que les informations sur la manière dont Vous utilisez le Site Internet.
Adresse IP : lorsque vous utilisez le Site Internet, Nous pouvons automatiquement enregistrer Votre adresse IP (l’adresse unique qui identifie Votre ordinateur sur Internet) laquelle est reconnue automatiquement par Notre serveur ;
Cookie : un « cookie » est un petit fichier texte que Nous pouvons utiliser pour collecter des informations concernant Votre activité sur le Site Internet. Par exemple, lorsqu’une personne consulte une page sur le Site Internet, un cookie est placé sur l’ordinateur de l’utilisateur (si ce dernier accepte les cookies) ou est lu si l’utilisateur a déjà consulté le Site Internet. Les cookies peuvent également servir à suivre la trace des utilisateurs sur Internet. La plupart des navigateurs peuvent être configurés de manière à Vous signaler la réception d’un cookie ; Vous pouvez aussi décider de bloquer les cookies en modifiant les paramètres de Votre navigateur ou en recourant à Notre outil d’acceptation des cookies, mais, dans ce cas, Vous ne pourrez plus profiter des fonctionnalités personnalisées dont profitent d’autres utilisateurs qui visitent le Site Internet. Certains des cookies auxquels Nous pouvons avoir recours sont des cookies flash ou des cookies Adobe. Pour en savoir plus sur les conditions d’utilisation des cookies, Nous vous invitons à consulter Notre Politique en matière de Cookies ;
Balises Web ou Web beacons (également appelés « GIF web beacons ») : ces balises consistent en de minuscules images susceptibles d’individualisation qui fonctionnent comme des cookies. Elles permettent de dénombrer les utilisateurs qui visitent certaines pages du Site Internet et Nous aident à apprécier l’efficacité des campagnes de promotion ou de publicité. Utilisées dans des courriels au format HTML, ces balises peuvent révéler à l’expéditeur si son courriel a été ouvert et quand il l’a été. Contrairement aux cookies qui sont stockés sur le disque dur de l’ordinateur de l’utilisateur, les balises Web sont incorporées aux pages Web de manière invisible.
DESTINATAIRES – Avec qui partageons-Nous les Données à Caractère Personnel Vous concernant ?
Il se peut que Nous divulguions les Données à Caractère Personnel Vous concernant aux personnes suivantes, si elles ont besoin de les connaître :
les personnels d’Albéa intervenant au sein des entités concernées du Groupe Albéa, ainsi que les sous-traitants chargés de la gestion du Site Internet.
En ce qui concerne la divulgation de Données à Caractère Personnel Vous concernant évoquée ci-dessus, Nous :
avons mis en place des procédures visant à garantir que ces divulgations soient limitées à des personnels internes qui sont habilités à recevoir ces informations et qui ont besoin d’en connaître pour accomplir les tâches professionnelles qui leur incombent ;
communiquerons vos Données à Caractère Personnel uniquement à des prestataires tiers qui sont habilités à recevoir et à traiter ces informations, et qui ont convenu, par contrat, de (i) recourir à des moyens techniques et autres appropriés, afin de préserver la sécurité de ces informations, et
(ii) procéder au traitement de ces informations dans le respect des instructions que Nous leur donnons et dans la limite de ce qui est nécessaire à la prestation des services qu’ils Nous procurent ; et
veillerons à respecter les lois et règlements applicables.
En cas de cession à un tiers de Notre société ou de tout ou partie de Notre activité, les Données à Caractère Personnel Vous concernant qui auront été collectées par Nos soins et conservées pourront être transférées à ce tiers, sous réserve des exigences légales applicables.
Par ailleurs, Nous pourrons divulguer des informations Vous concernant dans des situations où Nous avons des raisons légitimes de croire que la loi Nous impose de le faire, et notamment en vertu d’une injonction émanant d’un tribunal, ou encore dans des circonstances où Nous estimons qu’une telle divulgation est nécessaire à la prévention d’une fraude ou de la cybercriminalité, ou à la protection des droits, des biens, ou de la sécurité d’Albéa ou de quiconque, dans chaque cas conformément à ce qu’exige ou permet les lois et règlements applicables.
DURÉES DE CONSERVATION – Combien de temps conservons-Nous les Données à Caractère Personnel Vous concernant ?
Nous conserverons Vos Données à Caractère Personnel pendant un délai maximal de treize (13) mois. Passé ce délai, les informations à caractère personnel Vous concernant seront supprimées de tous les systèmes d’Albéa ou rendues anonymes.
TRANSFERTS
Vos Données à Caractère Personnel sont-elles transférées dans d’autres pays et pourquoi ?
Nous pourrons être amenés à transférer des Données à Caractère Personnel Vous concernant à des entreprises affiliées au sein du Groupe Albéa, et notamment à des entités situées en dehors de l’Espace Economique Européen, dans des pays où le niveau de protection de la confidentialité des données n’est pas considéré comme équivalent à celui ayant cours dans les pays européens. Nous avons conclu avec ces entreprises affiliées des accords de transferts de données établis sur le modèle des clauses contractuelles types de la Commission Européenne, afin d’assurer la protection des Données à Caractère Personnel Vous concernant.
Par ailleurs, pour satisfaire les objectifs énumérés dans la présente Politique de Protection de la Vie Privée, il se peut que nous ayons recours à des prestataires de services tiers qui peuvent également être situés en dehors de l’Espace Economique Européen, et en particulier des sous-traitants établis aux Etats-Unis, dans le cadre de la fourniture d’applications et de logiciels. Nous concluons des contrats sur le modèle des clauses contractuelles types de la Commission Européenne afin d’assurer la sécurité des transferts de données à ces sous-traitants, ou nous veillons à ce que ces derniers se conforment et adhèrent au Privacy Shield, ou prennent toutes autres mesures que la Commission Européenne estime de nature à offrir un niveau de protection suffisant au transfert de données à caractère personnel vers des pays situés en dehors de l’Espace Economique Européen.
Tout transfert ultérieur (notamment à des affiliés d’Albéa en dehors de l’EEE) est subordonné au respect des exigences applicables en la matière, telles qu’elles ressortent de la loi applicable.
DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES
Quels sont vos droits sur les Données à Caractère Personnel vous concernant ?
Au cas où vous désireriez savoir quelles Données à Caractère Personnel Nous avons collectées sur Vous, ou si Vous souhaitez exercer l’un quelconque de Vos autres droits en vertu des lois et règlements applicables sur la protection des données, Nous Vous invitons à prendre contact avec :
si vous êtes un candidat : l’adresse email indiquée dans l’offre d’emploi ;
si vous êtes un client : customerprivacy@albea-group.com ; ou
si vous êtes un fournisseur : supplierprivacy@albea-group.com .
Vous bénéficiez des droits suivants : (i) le droit d’avoir accès aux Données à Caractère Personnel Vous concernant et d’obtenir des informations sur le traitement effectué par Nos soins, (ii) le droit de demander à ce que soient rectifiées, complétées ou supprimées toutes Données à Caractère Personnel Vous concernant qui seraient inexactes, incomplètes ou obsolètes, (iii) le droit de demander à ce que la collecte, le traitement ou l’utilisation de Vos Données à Caractère Personnel soit limité, (iv) le droit de demander la portabilité des données, (v) le droit de donner des instructions concernant la conservation, l’effacement et la communication des Données à Caractère Personnel Vous concernant après Votre décès, ou (vi) le droit d’obtenir une copie des mesures de protection appropriées mises en place en ce qui concerne les transferts de données transfrontaliers visés ci-dessus.
Dans certaines circonstances, Vous êtes également en droit de Vous opposer pour des raisons légitimes au traitement de Vos Données à Caractère Personnel.
Il vous sera en outre donné la possibilité de Vous soustraire à toutes communications établies à des fins de marketing direct en suivant les instructions y afférentes.
Veuillez Nous aider à maintenir l’exactitude de Vos Données à Caractère Personnel en Nous signalant tous changements de nom, d’adresse ou de situation.
En cas de problème, Vous avez en outre la possibilité d’introduire une réclamation auprès de l’autorité compétente en matière de protection de données.
SÉCURITÉ
Comment protégeons-Nous Vos Données à Caractère Personnel ?
Nous prenons toutes les mesures raisonnables pour préserver les Données à Caractère Personnel Vous concernant de tout accès non-autorisé et de toute utilisation illicite, ainsi que pour éviter toute perte, destruction ou dégradation des Données à Caractère Personnel. Pour protéger Vos Données à Caractère Personnel, Nous avons recours à des mesures physiques, logiques et techniques, ainsi qu’à des contrôles de l’organisation et des procédures, lesquels font tous l’objet de révisions périodiques.
Lorsque Nous engageons des tiers prestataires de services dans le but d’assurer le traitement de Vos Données à Caractère Personnel, Nous veillons à ce que ceux-ci soient également tenus par un contrat garantissant des normes exigeantes en matière de protection de la vie privée, notamment en leur imposant d’intervenir uniquement selon Nos instructions et de mettre en œuvre, en permanence, toutes les mesures techniques nécessaires au maintien de la sécurité de Vos Données à Caractère Personnel.
INFORMATIONS ET MISES À JOUR
Comment êtes-vous informés et qui devez-vous contacter en cas de questions sur la protection de la vie privée ?
Si vous avez des questions ou des commentaires en ce qui concerne Vos Données à Caractère Personnel ou la présente Politique, veuillez prendre contact avec les personnes suivantes :
si vous êtes un candidat : l’adresse email indiquée dans l’offre d’emploi ;
si vous êtes un client : customerprivacy@albea-group.com ; ou
si vous êtes un fournisseur : supplierprivacy@albea-group.com.
La dernière mise à jour de la présente note date du 1er Février 2019.
Vous êtes invités à consulter régulièrement la présente Politique de Protection de la Vie Privée car elle peut faire l’objet de mises à jour périodiques pour tenir compte de toute modification des lois, réglementations ou pratiques de l’entreprise.
Why a Privacy Policy?
This Privacy Policy describes how Albéa Services S.A.S. and its affiliates, as applicable ("Albéa" or "We"), are committed to respect Your privacy, when We, as data controller, collect, process and store personal information about you, as our customer, prospect, supplier, candidates and/or Albéa website user (“You”) in connection with Your relationship with Albéa and the Albéa website (the "Website") accessible at "www.albea-group.com" (the "Personal Data").
This Privacy Policy has been designed and implemented to describe Our practices regarding the collection, use, processing, storage, disclosure and transfer of Your personal data, taking into account the requirements of the General Data Protection Regulation (Regulation (EU) 2016/679) (“GDPR”) and the relevant applicable laws and regulations.
CUSTOMER AND SUPPLIERS - PURPOSES AND LEGAL BASES - How and why do We process Your Personal Data?
Albéa collects and processes Your Personal Data for the purposes of enabling Us to manage the customer and/or the supplier relationship, including in particular for:
Managing customer, prospect and/or supplier relationships;
Measuring the satisfaction of customers and the compliance of suppliers with legal standards by sending surveys;
Prospection and direct marketing;
Managing and following-up with offers and orders;
Proceed to filings in front of the competent authorities;
Managing payment of invoices; and
Managing signature of contracts and contracts data base;
The collection and processing of Personal Data is necessary to allow Us to comply with Our legal obligations and/or for the conclusion and/or performance of a contract with You, and/or, as the case may be, for Our legitimate interests, to promote Our products and services, and manage customer, prospects and supplier relationships on a global level, based on Art. 6 para. 1 lit. b), c) and/or f) of the GPDR.
CATEGORIES OF PERSONAL DATA - What do We collect about You?
Albéa can collect Your Personal Data, notably during Your interaction with Albéa, such as in the course of business, during a professional fair or through use of Our Website, either (i) directly, from You, or from Your employer, or (ii) indirectly, from authorized third parties such as agents, distributors etc.
Albéa collects, processes, and uses the following categories of Personal Data about You for the purposes set out above:
- Identification information (notably surname, name, gender);
- Contact information such as professional email, phone number, fax, professional address, job title, job function, seniority in function, contact type (direct marketing contact, customer survey contact etc.), product interest,
- CRM/SRM information, such as who is your lead contact at Albéa and/or who is our lead contact within your organization;
- Purchase, invoicing and tax information to manage orders with suppliers;
- Survey ratings and comments; and
- IP Address.
RETENTION PERIODS - For how long will We keep Your Personal Data?
We will retain Your Personal Data for the duration Our relationship with You, and as necessary to comply with our legal and regulatory obligations, resolve disputes, enforce our agreements, and similar records management purposes and to the extent permitted or required by law.
CANDIDATES - PURPOSES AND LEGAL BASES - How and why do We process Your Personal Data?
Albéa collects and processes Your Personal Data for the purposes of enabling Us to review and assess your candidature and to manage the recruitment process.
The collection and processing of Personal Data is necessary to allow Albéa for the preparation of the conclusion and/or performance of the employment contract with You, and, as the case may be, for Our legitimate interests and for the legitimates interests of other companies of the Albéa Group to globally and efficiently manage recruitment processes, based on Art. 6 para. 1 lit. b), c) and/or f) of the GPDR.
Unless otherwise specified at the time of collection, the provision of Your Personal Data is thus mandatory. If You do not provide Personal Data, We will not be able to perform the recruitment processes with respect to You.
CATEGORIES OF PERSONAL DATA - What do We collect about You?
Albéa can collect Your Personal Data during Your job interview and recruitment processes, either (i) directly, from You, or (ii) indirectly, from authorized third parties such as job boards.
Albéa collects, processes, and uses the following categories of Personal Data about You in connection for the purposes set out above:
Identification information (notably surname, name, gender);
Contact information;
Professional information;
Information from previous recruitment sessions.
RETENTION PERIODS - For how long will We keep Your Personal Data?
If you are not hired, we will retain You Personal Data for 2 years from the date of collection of information. If you are hired, we will retain Your Personal Data for the duration of Your employment contract.
We may also retain Your Personal Data, if necessary, to comply with our legal and regulatory obligations, resolve disputes, to the extent permitted or required by law.
After this period, Your Personal Data will be erased from all Albéa systems.
WEBSITE USERS - PURPOSES AND LEGAL BASES - How and why do We process Your Personal Data?
Albéa collects and processes Your Personal Data for the purposes of measuring the audience of our Website, optimizing our Website and analysing the use that is made of the Website.
The collection and processing of Personal Data is made on the basis of Our legitimate interest in the functional management of our commercial activity in order to better know our customers and/or prospects and improve their experience on the Website, on the basis of the legitimate interest of the controller referred to in Article 6 ¡1 f) of the GDPR.
CATEGORIES OF PERSONAL DATA - What do We collect about You?
We can collect Your Personal Data through use of Our Website.
We collect, process, and use the following categories of Personal Data about You for the purposes set out below:
Information relating to use of the Website. Information relating to use of the Website means all information collected through the Website such as, for example, actions taken on the Website (e.g. log files identifying clicks made on the Website) and information on how You use the Website.
IP address. When you use the Website, we may automatically record your IP address (the unique address that identifies your computer on the Internet) which is automatically recognized by our server.
Cookies. A "cookie" is a small text file that we may use to collect information about your activity on the Website. For example, when someone visits a page of the Website, a cookie is placed on the user's machine (if the user accepts cookies) or is read if the user has already visited the Website. Cookies can also be used to track users on the internet. Most browsers can be set to notify you when you receive a cookie; you may also decide to block cookies from your browser by modifying its settings or by using our cookie consent tool but, in this case, you will not be able to take advantage of the custom features used by other users who visit the Website. Some of the cookies we use may be flash cookies or Adobe cookies. To learn more about the conditions of use of cookies, see our Cookies Policy.
Web beacons (also called "GIF web beacons" or "web beacons"). Web beacons are tiny, uniquely identifiable images that function like cookies and allow us to count users who visit certain pages of the Website and help us determine the effectiveness of promotional or advertising campaigns. When used in HTML emails, web beacons can tell the sender if and when the mail was opened. Unlike cookies, which are stored on the user's computer hard drive, web beacons are embedded in web pages invisibly.
RETENTION PERIODS - For how long will We keep Your Personal Data?
We will retain Your Personal Data for the duration of a maximum of thirteen (13) months. After this period, Your personal information will be deleted from all Albéa systems or anonymized.
TRANSFERS - Are Your Personal Data transferred to other countries and why?
We may transfer Your Personal Data to affiliates within the Albéa Group, including to entities that are located outside of the European Economic Area, in countries where the level of data privacy protection is not considered as equivalent to the one applicable in European countries. We have entered into data transfer agreements based on the European Commission model clauses with such affiliates to cover the protection of Your Personal Data.
In addition, We may use, for the purposes listed in this Privacy Policy, third party service providers which may also be located outside of the European Economic Area, specifically data processors located in the United States, for the provision of applications and software. We enter into contractual agreements based on the European Commission model clauses to secure the transfer of data to such data processors or have checked that such data processors comply with and adhere to the Privacy Shield, which has been considered by the European Commission to provide a sufficient level of protection for the transfer of personal data to the United States.
Any onward transfer (including Albéa affiliates outside the EEA) is subject to compliance with applicable onward transfer requirements, as required by applicable law.
DATA SUBJECTS' RIGHTS - What are Your rights on Your Personal Data?
If You have questions about what Personal Data Albéa has collected about You, or if You want to exercise any of Your other rights under applicable data protection laws and regulations You should contact:
If you are a candidate: the email address indicated in the job offer;
If you are a customer: customerprivacy@albea-group.com; or
If you are a supplier: supplierprivacy@albea-group.com.
You have the right (i) to access Your Personal Data and information about the processing carried out by Albéa, (ii) to request correction, supplementation or deletion of Personal Data about You that is inaccurate, incomplete or outdated, (iii) to request restriction of the collection, processing or use of Personal Data about You, (iv) to request data portability, (v) to give instructions related to the retention, erasure and communication of Your Personal Data after Your death, or (vi) to obtain a copy of the appropriate safeguards implemented with respect to cross-border data transfers set out above.
You also have the right, in certain circumstances, to object for legitimate reasons to the processing of Your Personal Data.
You will also be given the right to opt-out of any direct marketing communications, by following the instructions linked from such communications by email.
Please help us to keep Your Personal Data accurate by informing us of any change of name, address, or circumstance.
In case of complaints You also have the right to lodge a complaint with the relevant data protection authority.
SECURITY - How do We protect Your Personal Data?
We take reasonable measures to ensure protection against any unauthorized access to, and unlawful use of, Your Personal Data, and against loss, destruction, or damage to Personal Data. We use physical, logical, and technical measures, as well as organizational and procedural controls to safeguard Your personal data, all of which are subject to regular review.
When contracting with a third-party service provider to process Your Personal Data, we ensure that they are also bound by a contract that ensures a high standard of privacy protection and requires (amongst other provisions) that they act only on Our instructions and implement all technical measures necessary on an ongoing basis to keep Your Personal Data secure.
INFORMATION AND UPDATES - How are You informed and who do You contact if You have any privacy questions?
If You have any questions, comments, or concerns about Your Personal Data or about this Policy please contact:
If you are a candidate: the email address indicated in the job offer;
If you are a customer: customerprivacy@albea-group.com; or
If you are a supplier: supplierprivacy@albea-group.com
The last update of this Notice is February 1st 2019.
You are invited to consult this Privacy Policy regularly as it may be updated periodically to take account of changes in the law, regulations, or company practices.
